همان طور که صحت اطلاعات یک سند موضوع مهمی است، ظاهر سند نیز برای برقراری ارتباط مؤثر با خواننده اهمیت دارد. برای کمک به ایجاد ظاهر جذاب برای سندها، شما می توانید از الگوهای حرفه ای از پیش تعریف شده ی Word استفاده کنید.
همه ی سندها در Word بر مبناي الگوي مشخصي ایجاد مي شوند. الگو یک پرونده ی از پیش ساخته است که اطلاعات، قالب بندی های کاراکتری و پاراگرافی و صفحه بندی خاصی در آن ذخیره شده است تا برای ایجاد سندهای جدید مورد استفاده قرار گیرد. پرونده های از نوع الگو در Word 2007 با پسوند dotx . (در نسخه های قبلی Word ، پسوند فایل های الگو dot . بود) ذخیره می شوند. یک الگوي واحد را مي توانید به عنوان مبناي سندهاي متعددي استفاده کنید،اما هر سند فقط بر مبناي یک الگو تولید مي شود. هر سند جدیدي که ایجاد می کنید، بر مبنای الگویی به نام Normal.dotm بنا می شود، مگر اینكه الگوي دیگري را براي آن انتخاب کنید.
فرض کنید می خواهید در یک کتابخانه مشخصات مربوط به هر کتاب را در سندهای جداگانه ذخیره و چاپ کنید. ابتدا جدولی شامل عنوان اطلاعاتی که برای هر کتاب لازم دارید طراحی می کنید.
در حالت عادی آن را با اطلاعات یک کتاب پر می کنید و با عنوان آن کتاب (با پسوند docx .) ذخیره می کنید و برای کتاب های بعدی هر بار باید اطلاعات کتاب قبلی را پاک کرده و با اطلاعات کتاب جدید جایگزین کنید و با استفاده از فرمان Save As آن را با نام جدید ذخیره کنید که در این حالت امكان اشتباه بیشتر می شود. در حالی که می توانید این سند را به عنوان یک الگو (با پسوند dotx .) ذخیره کنید و برای هر کتاب آن الگو را باز کرده و جاهای خالی آن را برای کتاب مورد نظر پرکنید و با نام دلخواه ذخیره کنید.
1- ایجاد الگوی جدید
درج عنصرها در الگو تفاوتی با سند ندارد و می توانید عنصرهای مختلف متنی، گرافیكی و چندرسانه ای را در آن ایجاد کنید. در الگوی ایجاد شده می توانید متن، جدول، فرم، سرصفحه و پاصفحه، تعریف سبک ها و قالب بندی های متنی و پاراگرافی را که بین مجموعه ای از سندهای مورد نظرتان مشترک هستند، درج کنید.
وقتی بخواهید پس از ایجاد الگوی موردنظر آن را ذخیره کنید، همان طور که در شكل8-5 مشاهده می کنید، در کادر محاوره ای Save As در کادر Save in پوشه ی Templates به طور خود کار به عنوان محل ذخیره سازی الگوها در نظر گرفته شده است (برای انتخاب این مسیر می توانید از سمت چپ کادر محاوره ای، گزینه ی Trusted Templates را انتخاب کنید) و در کادر Save as type ، نوع فایل Word Template برای قالب فایل الگو تعریف شده است. شما می توانید در کادر File name نام مورد نظر خود را تایپ کنید و با کلیک روی د کمه ی Save آن را ذخیره کنید. از این پس به هنگام ایجاد یک سند جدید اگر بخواهید از الگوها استفاده کنید، نام الگویی را که ایجاد کرده اید نیز در زبانه ی My Templates کادر محاوره ای New (شكل زیر) مشاهده می کنید.

شما می توانید هر سندی را به صورت الگو ذخیره کنید به شرطی که در کادر محاوره ای Save As نوع آن را در کادر Save as type ، گزینه ی Word Template انتخاب کنید.
نکته
اگر الگویی را که ایجاد کرده اید، در پوشه ی Templates ذخیره نكنید، هنگام تولید سندهای جدید، نام آن را در کادر محاوره ای New در لیست الگوها، مشاهده نخواهید کرد.
2- استفاده از الگوهای از پیش تعریف شده
در محیط Word هم می توانید براساس نیاز خود الگو بسازید و از آنها استفاده کنید و هم می توانید از الگوهای از پیش ساخته شده در این محیط که برای سندهای تجاری و شخصی مانند فاکتورها، گزارش ها، نامه ها و یادداشت ها طراحی شده اند، استفاده کنید.
برای تولید سند جدید بر اساس یک الگوی از پیش تعریف شده، فرمان New از منوی د کمه ی Office را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای New Document باز شود.
از بخش Templates گزینه ی Installed Templates را انتخاب کنید. با انتخاب نام هر الگو، پیش نمایش آن را در بخش سمت راست مشاهده می کنید. در قسمت Create New که بالای د کمه ی Create قرار دارد، گزینه ی Document را فعال کنید، سپس روی د کمه ی Create کلیک کنید (شکل زیر).

برای استفاده از الگوهایی که خودتان تعریف کرده اید در کادر محاوره ای New Document از بخش Templates گزینه ی My templates را انتخاب کنید. کادر محاوره ای New باز می شود و می توانید پس از انتخاب نام الگوی موردنظر خود، گزینه ی Document را از بخش Create New فعال کرده و با کلیک روی د کمه ی OK ، یک سند جدید براساس آن الگو ایجاد کنید.
به این ترتیب مشاهده می کنید که سند ایجاد شده همه ی محتویات و قالب بندی های الگوی انتخابی شما را دارد و می توانید با انجام تغییرات لازم، سند دلخواه خود را ذخیره کنید.
امیدوارم این مطلب مورد توجه شما قرار بگیرد.با نظردهی درباره این مطلب و مطالب دیگر در بهتر شدن سایت به ما کمک کنید.