با انتخاب ابزار Print از سربر گ Print Preview در نمای پيش نمايش چاپ يا گزينه ی Print از منوی دکمه ی Office در زير منوی Print يا فشردن کليد ميانبر Ctrl+P ، کادر محاوره ای Print برای انجام تنظيم های چاپ باز می شود (شكل زیر).

در اين کادر محاور ه اي در قسمت Printer در فهرست کادر Name مي توانيد نام چاپگر خود را تعيين کنيد. لازم به ذکر است در محيط هاي شبكه اي ممكن است براي دستگاه شما چندين چاپگر تعريف شده باشد. همچنين برخي نرم افزارها، در ليست چاپگرها، يک چاپگر تعريف می کنند که با انتخاب هر يک از آنها، تصويري از سند در يک پرونده با قالبی قابل استفاده در آن برنامه ايجاد مي کنند که نام پرونده را از کاربر سؤال مي کند، مانند برنامه ي Microsoft Office Document Image Writer که پروند ه اي با قالب mdi . يا tiff . و برنامه ي Adobe PDF که پروند ه اي با قالب pdf . ايجاد مي کند.
همچنين در قسمت Print ، د کمه ي Properties کادر محاوره اي براي انجام تنظيم های خاص چاپگر مربوطه باز مي کند. فعال کردن گزينه ي Print to file باعث می شود که سند روي چاپگر چاپ نشود و در پروند ه اي با پسوند prn . که نام آن از کاربر پرسيده مي شود، ذخيره شود. لازم به ذکر است که پروند ه های با پسوند prn . مستقل از برنامه ی Word هستند و می توان با رو ش هايی آن را چاپ کرد. در قسمت Copies در جلوي Number of copies می توانيد تعداد نسخه هاي چاپي را مشخص کنيد.
چاپ بخشي از متن یا كل سند
براي چاپ کل سند بايد در قسمت Page range گزينه ي All فعال باشد. با فعال کردن گزينه ي Current page  فقط صفحه ی جاري چاپ می شود. اگر مي خواهيد قسمتي از سند را که به حالت انتخاب درآورد ه ايد چاپ کنيد، گزينه ي Selection را انتخاب کنيد.
همچنين در اين قسمت، در کادر جلوي Pages شماره ی صفحه هايي را که مي خواهيد چاپ شوند، مشخص کنيد. مثلاً براي چاپ صفحه های 2، 5 و 9 بايد در اين قسمت 2,5,9 بنويسيد و 15 - 10 را براي چاپ صفحات 10 تا 15 تايپ کنيد.
با انتخاب گزينه هاي مختلف ليست Print what مي توانيد سند را همراه با تغييراتي که با فعال بودن Track Changes در آن صورت گرفته است چاپ کنيد.( Document showing markup)
همچنين می توانيد مشخصات سند ( Document properties )، ليست تغييراتي که در حالت فعال بودن Track Changes انجام شده است ( List of markup )، مشخصات قال ببندي ها و شيوه هاي به کار رفته در سند ( Styles )، ليست عبار ت های قسمت Building Blocks entries) Building Blocks ) يا ليست کليدهاي ميانبر تعريف شده به وسيل ه ی کاربر ( Key assignments ) را چاپ کنيد.
وقتي گزينه ي All pages in range از کادر Print انتخاب شده باشد همه ی صفحه های محدوده اي که انتخاب کرده ايد چاپ مي شوند، اما در اين قسمت مي توانيد مشخص کنيد که فقط صفحه های با شماره ي فرد ( Odd pages ) يا صفحه های با شماره ي زوج ( Even pages ) چاپ شوند. اين کار زماني مفيد است که بخواهيد از هر دو طرف کاغذها براي چاپ صفحه های سند استفاده کنيد؛ به اين ترتيب که ابتدا صفحه های فرد چاپ شوند، سپس کاغذهاي چاپ شده را خارج از چاپگر معكوس کنيد و مجدداً در چاپگر قرار دهيد و صفحه های زوج را در طرف ديگر همان کاغذها چاپ کنيد.
نکته
با انتخاب گزينه ی Quick Print از منوی دکمه ی Office در زير منوی Print يک نسخه از کل سند چاپ می شود. به اين ترتيب مطالب سند روي چاپگر پيش فرض ويندوز يا چاپگري که در طول اين بار اجراي برنامه ی Word مورد استفاده قرار گرفته است به چاپ می رسد.
امیدوارم این مطلب مورد توجه شما قرار بگیرد.با نظردهی درباره این مطلب و مطالب دیگر در بهتر شدن سایت به ما کمک کنید.